Fim do retrabalho: integrando o funil de vendas à entrega de serviços
A comunicação entre o setor comercial (vendas) e a operação era feita por mensagens e e-mails perdidos. Um sistema de "handoff" sob medida resolveu a confusão.
O Desafio
- O comercial fechava a venda no CRM. Depois, precisava abrir o Trello e criar dezenas de cards manualmente.
- Na sequência, ia ao ERP para registrar a primeira parcela. Dados do cliente frequentemente ficavam no meio do caminho, fazendo a equipe de operação "chutar" informações ou refazer trabalhos.
Nossa Solução
- Construímos um orquestrador de processos (middleware). Quando o negócio no CRM entrava como "Ganhos", o orquestrador entrava em ação.
- Ele disparava a criação automática das pastas no Google Drive, montava os quadros do projeto, e registrava o primeiro pagamento.
- Um único formulário de "briefing" alimentava todas essas ferramentas.
A Dor do Crescimento
Quando uma empresa cresce, o que antes era gerido numa conversa na mesa do lado, se torna um gargalo burocrático. A falta de comunicação entre as ferramentas estava causando dor de cabeça: a operação dizia que o comercial não passava as informações certas; o comercial dizia que a operação era engessada.
O Hub Central
A solução não foi forçar a equipe a usar um novo "sistema gigante que faz tudo". Eles adoravam usar o Trello e adoravam o CRM de vendas deles. O que a Viftec fez foi ligar os pontos. Criamos um "painel de passagem de bastão".
Assim que a venda é confirmada, o vendedor apenas preenche 4 campos num sistema customizado desenvolvido por nós.
Máquina Azeiteada
Em background, as APIs se conversam. Os projetos nascem nas plataformas da operação já com todas as tags, prazos e metadados. O faturamento recebe a notificação. A equipe de projetos iniciou o primeiro mês pós-automação com 100% dos projetos entregues no prazo (SLA), com a produtividade da equipe comercial também subindo 40%, pois eles não precisavam mais preencher planilhas e quadros operacionais.
Sua empresa também enfrenta este problema?
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