Como automatizamos os processos e evitamos novas contratações na operação
A operação dependia de 5 pessoas colando dados de e-mails em planilhas para gerar ordens de serviço. Eliminamos essa rotina com um bot de leitura automática.
O Desafio
- Cada pedido que entrava no e-mail precisava ser aberto, lido, e seus itens transcritos para uma planilha mestra do Google Sheets.
- Dessa planilha, a equipe financeira gerava o pedido no ERP para faturamento. O risco de erros de digitação era gigantesco, causando envios incorretos aos clientes.
Nossa Solução
- Desenvolvemos um webhook que recebe os e-mails automaticamente, aplica uma camada de OCR e extração de texto estruturado.
- Esses dados são injetados, sem intervenção humana, diretamente no ERP (via API) gerando a nota e disparando a ordem para a logística.
- Tudo isso acompanhado em um painel customizado pela Viftec.
O Custo do "Ctrl+C / Ctrl+V"
A empresa achava que para crescer, precisaria contratar mais 3 pessoas para o backoffice administrativo. Afinal, a quantidade de pedidos por e-mail estava crescendo, e a equipe atual estava trabalhando além do horário para dar conta.
O problema: eles estavam pagando funcionários para operarem como robôs.
A Arquitetura do Robô
A Viftec analisou o fluxo de dados. Mapeamos que 80% das comunicações vinham num padrão de formulários. Criamos um sistema em Python para processar essa caixa de entrada. O algoritmo extrai os dados do cliente, cruza com a tabela de estoque (em tempo real) e lança o pedido.
A equipe humana só é chamada quando o robô identifica uma anomalia (como falta de estoque ou produto descontinuado).
O Fim do Retrabalho
O sistema operava em segundos o que a equipe demorava minutos para fazer por pedido. A eliminação de erros na emissão foi quase total (99%). A empresa escalou o volume de vendas sem precisar realizar as 3 contratações operacionais planejadas, obtendo o retorno sobre o investimento (ROI) da automação em menos de 3 meses.
Sua empresa também enfrenta este problema?
Agende uma conversa rápida com a equipe da Viftec. Nós podemos mapear o seu processo e mostrar como uma solução técnica sob medida pode destravar os seus resultados.
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